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wiki:divers:journees_federez

Décision

L'organisation des Journées FedeRez est confiée chaque année à une des assos membres de FedeRez. Un appel est lancé par le Bureau FedeRez quelques mois avant (aux alentours d'octobre/novembre) pour chercher une association volontaire pour l'organisation. Nous avons décidé en réunion Bureau et 1A d'accepter la proposition, et monté une équipe de 11 volontaires pour l'organisation. Il n'y a pas forcément besoin d'autant de volontaires pour pouvoir organiser les Journées, mais c'est nettement plus simple et pratique d'avoir du staff en nombre pendant le week-end.

Préparation en amont

Date & Thème

La toute première chose à faire reste de fixer une date et un thème pour les Journées. Cette année, l'appel a été fait tard donc on s'y est pris tard pour fixer la date, alors on l'a plus ou moins imposée à FedeRez en fonction du calendrier de l'école. D'habitude un sondage est fait pour vérifier les disponibilités de chacun.

Il faut dès le début de l'organisation prendre contact avec l'administration pour verrouiller la date dans les différents calendriers, et vérifier que la date choisie convient bien.

Pour le thème, on manquait clairement d'idées, alors varens a suggéré que nous parlions des soucis qui nous concernent actuellement, à savoir la diminution du nombre d'adhérents. On a formulé ça “Quel avenir pour les associations étudiantes d'informatique et de réseau ?”, et c'était une bonne idée de choisir un thème aussi précis mais qui permet d'aborder plein de sujets variés, ça permet de trouver des conférenciers un peu partout !

Organisation générale

On a ensuite eu les accès FedeRez (à leur wiki notamment) et organisé une réunion initiale avec eux pour parler budget, financement, organisation. On a vraiment cadré le projet à ce moment là. En parallèle, une conversation Messenger (oui, c'est mal) et un Trello ont été créés.

Au début, on était assez mal organisés, le projet n'avançait pas assez, alors on a décidé de mettre en place une réunion hebdomadaire, et c'est probablement une des meilleures idées qu'on ait eue. C'est vraiment important d'avoir un suivi très régulier des tâches faites, à faire, et de savoir précisément qui doit faire quoi à quel moment.

Les conférences

La première chose à faire a été de rechercher des conférenciers pour traiter le thème qu'on avait choisis. Les choses se sont faites au forcing : le Forum des Télécommunications a été un véritable terrain de chasse pour nous et même si nous n'avons finalement pas obtenu de conférences par ce biais, ça nous a permis d'avoir beaucoup de contacts.

On a également rencontré des profs de l'école qui nous ont aidés à développer notre thème et à cerner réellement ce dont nous avions envie de parler. Mention spéciale à Antoine Lavignotte, professeur de réseau, qui nous a énormément aidés. Les profs nous ont aussi beaucoup aidés en nous faisant bénéficier de leurs contacts.

Les anciens et FedeRez nous ont eux aussi fait bénéficier de leurs contacts.

Concrètement, on a spamé partout, contacté des gens directement, proposé des rendez-vous téléphoniques dès que possible… Et on a fini par avoir 4 conférences.

Anecdote : Pendant l'amphi de lancement du Challenge Projets d'Entreprendre des 2A, le président de FranceIX a fait une présentation… Il nous a donné sa carte, mais malheureusement il n'a jamais répondu ensuite.

On a également décidé de streamer les conférences, comme pour les conférences MiNET habituelles.

Protip : Faire des tests et tout préparer d'avance c'est bien, penser à recharger la caméra c'est encore mieux !

Activités & Campus

L'idée que nous avions avec ces Journées, c'était principalement de montrer notre école aux FedeReziens, donc on voulait faire participer un maximum de clubs et assos :

  • CookIT
  • INTv
  • Déclic
  • AbsINThe
  • Ciné Club
  • Club Jeux
  • GamINT
  • Club Zik

Nous avons fait des demandes à tous ces clubs sauf le Club Zik, et tous sauf CookIT (qui manquait de staff visiblement) ont répondu présent. La présidente de CookIT nous a cependant donné accès à son local et son matériel tout le week-end, et heureusement !

INTv et Déclic nous ont permis de streamer pour les premiers et d'avoir des photos souvenirs pour les seconds. AbsINThe, le Ciné Club, le Club Jeux et GamINT ont proposé des activités le soir. Le Ciné Club a diffusé Interstellar vendredi et Pi samedi, GamINT a monté une LAN importante vendredi et une plus restreinte samedi, le Club Jeux a accueilli beaucoup de monde, et AbsINThe a organisé une animation saloon le samedi soir.

Le logement

Pour loger les personnes présentes, nous avons vu avec la Maisel qui a accepté de nous prêter 20 chambres moyennant 15 euros de ménage par chambre. C'est un super plus pour les gens, qui d'habitude dorment par terre dans un gymnase. On a finalement utilisé seulement 12 chambres, entre les désistements et les gens qui avaient demandé des chambres individuelles mais ont finalement dormi à plusieurs…

10 tapis de sol ont aussi été empruntés à l'ASINT pour toutes les personnes qui auraient oublié de prendre le leur, malgré les recommandations.

La nourriture

CookIT n'ayant pas pu nous fournir une prestation, nous avons du penser Initialement, les repas prévus étaient :

  • Vendredi soir : barbecue
  • Samedi matin : viennoiseries de la boulangerie, café et jus d'orange
  • Samedi midi : foodtruck
  • Samedi soir : pizzas achetées
  • Dimanche matin : viennoiseries de la boulangerie, café et jus d'orange
  • Dimanche midi : barbecue

Finalement, après le barbecue du vendredi soir on a vu qu'il nous restait beaucoup, beaucoup, beaucoup trop de nourriture, donc on a annulé les pizzas du samedi soir pour faire un autre barbecue. Les viennoiseries de petit déjeuner ont été payées d'avance et récupérées le matin même. Pour le foodtruck, on a demandé l'autorisation à l'école pour le stationner contre le U1, et il a été branché en salle serveur (on est partis du principe qu'on avait l'autorisation). Et pour les barbecues, on a fait des ((trop) grosses) courses Metro, merci le BDE pour la carte.

La com'

Basée principalement sur des mails (du spam, soyons honnêtes) sur la mailing list FedeRez, on a aussi utilisé Twitter et Facebook, ainsi que quelques affiches sur le campus. La com' a été assez efficace du côté de FedeRez, nettement moins sur le campus. Visiblement, les gens n'ont même pas lu les posts Facebook et n'étaient même pas au courant de ce qu'est FedeRez… C'est assez difficile à corriger. Les goodies ont été faits et payés par FedeRez. On leur a demandé des ecocups de 50 pour le bar, et ils ont tout géré de bout en bout.

Les problèmes

On a rencontré divers plus ou moins petits problèmes pendant l'organisation des Journées.

Trop de nourriture

On avait acheté beaucoup, beaucoup, beaucoup trop de nourriture, par peur d'en manquer. On en a consommé à peu près la moitié seulement, et on avait malheureusement explosé le budget FedeRez (cf le point suivant). Finalement, seule la nourriture effectivement consommée sera payée par FedeRez, et nous revendrons/donnerons le reste.

Communication FedeRez & Budget

On a été très très mauvais en terme de communication avec FedeRez. Suite à la première réunion initiale, nous n'avons pratiquement pas été suivis, ni eu d'aide ou d'informations particulières. Le mardi précédent les Journées, on a eu la désagréable surprise de voir que le budget qui nous était alloué avait diminué, et on a reçu une pluie de reproches de FedeRez. Le soucis s'est finalement réglé “tout seul”, mais il faudra faire attention à l'avenir à bien communiquer avec la personne qui paie, quel que soit le projet ;-)

Staff

On a aussi manqué de staff, et si tout s'est très bien passé et nous n'avons eu aucun soucis, la charge de travail était trop importante pour que chacun puisse profiter des Journées. Comme pour la soirée, on aurait du demander plus d'aide, notamment à nos clubs. Heureusement que d'autres clubs ont géré les animations du soir, ça nous a vraiment aidés.

wiki/divers/journees_federez.txt · Dernière modification: 2019/04/08 15:14 par shatoon