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Soirée MiNET 2012

H### ME I'M FAMOUS


Introduction

Chers MiNETiens, comme vous le savez surement, la soirée MiNET est la soirée la plus attendue de toutes ! En effet, organisée tous les trois ans par la meilleur association qui soit, cette soirée est synonyme de moments inoubliables à ne manquer sous aucun prétexte. Seulement voilà, pour avoir un résultat aussi spectaculaire, il faut s'y prendre tôt, (et oui, ce n'est pas une vulgaire soirée BDE où on peut commencer à faire les tentures une semaine avant hein!). Cette page a donc pour but de vous expliquer les aléas de la création de la soirée, en se basant sur l'exemple de la soirée organisée par le bureau 2012/2013 (les différents contacts seront listés plus bas ;-) ), tout ça sur un ton léger et décontracté. Laissez-vous guider, voici comment s'est déroulée notre soirée!

Phase 1: Les prémices du début du commencement

Qui?

Alors voilà, tout commence par un groupe de MiNETiens 1A motivé, car oui, il va falloir beaucoup de motivation. Pour la soirée de 2012, dès notre intégration à MiNET (dès qu'on a badgé en fait) les 2A's de l'époque nous ont fait savoir que la soirée était prévue pour l'année suivante, et qu'il fallait donc commencer à y songer. C'est ainsi que nous décidâmes de choisir au plus vite une personne de confiance qui s'en occuperait.

Ce choix est crucial, il faut une personne investie à MiNET, proche de l'équipe, organisée, et proche du reste du monde associatif! Cette personne devra supporter une lourde pression, gérer les différents projets, prendre un nombre incalculable de décisions cruciales pour l'avenir de la soirée en un minimum de temps! (vous l'aurez compris, cette personne c'était moi…). Bref, au début c'est bon enfant, on rigole sur la question, jusqu'au moment où les vieux mettent leur grain de sel, et nous montre comment était la dernière soirée (nous on nous a montré une porte des étoiles fait main…). Et là, on te prend de haut, et on te dit: “Vas-y mon gars, essaie de faire mieux!”. (Si vous devez préparer une soirée, je suppose donc que vous venez d'arriver à cette étape, Félicitations!)

La bonne nouvelle pour vous, c'est que tout le travail de recherche que nous avons dû faire pour comprendre comment s'y était pris les anciens est déjà réalisé, c'est en effet le principe même de cette page! Alors, vas-y mon gars, essaie de faire mieux ;).

Le truc c'est que faire une soirée c'est déjà pas facile, alors prétendre réaliser la meilleure soirée de l'INT avec un staff réduis, qui a déjà pas mal de boulot… C'est pas simple du tout! Cependant rien ne nous oblige à faire cette soirée seuls! De notre coté nous avons recruté pas mal de monde extérieurs! des anciens listeux, des amis créatifs et prêt à s'investir! Le truc c'est de garder en tête que demander des conseils est toujours une bonne chose, libre à nous ensuite de les appliquer ou non. Mais au moins on sait à quoi s'attendre!

Quoi?

Une fois le principal responsable trouvé, il est inutile de faire 18 plans sur la comète, les devis, les transports, les fabrications, etc, on verra plus tard, le plus important est de trouver un thème.

Quelques prérequis, ce thème doit être évidement un peu geek (ba oui, si on fait une soirée tropicale on aura l'air con :s), mais pas trop, de sorte à ce que chacun puisse s'y retrouver (on veut quand même que du monde vienne ^^). Le principe et de trouver un thème suffisamment restreint pour pouvoir donner une ambiance différente à la soirée, mais pas trop, pour pouvoir y intégrer un maximum de chose et de personne, et c'est pas aussi simple qu'on pourrait le croire. Voici une liste des thèmes qui ont été évoqués:

  • 42 (dresscode: jamais sans ma serviette)
  • Pirates (dresscode: hackers VS flibustiers)
  • .net/.fr (allez faire un tour sur minet.fr, vous comprendrez)
  • The grid

Il est important que le thème plaise au maximum de gens investis, aussi prenez votre temps pour le choisir. Après deux mois de délibération, nous nous sommes arrêté sur le thème H### ME I'M FAMOUS (lire hack me i'm famous), en lien avec le célèbre F* * * ME I'M FAMOUS de David Guetta. Et nous avons choisi de donner une ambiance cyberpunk à la soirée.


Tips

Si vous avez du mal a trouver le thème de votre soirée, commencez par lister toute les idées qui vous viennent, décor, ambiance, éclairage, style de musique… Vous y arriverez petit à petit.


Où?

Et bah ouai! Où qu'on la fait la soirée? Au foyer comme tout le monde, au forum pour la classe internationale, sur une station orbitale autour de proxima du centaure??? Vous comprenez bien que de ce choix dépendra tout le reste de l'organisation, et du budget aussi LOL.

Bref ça dépend de votre motivation de vos ressources (financières et humaines), et du nombre de personnes que vous espérez.

— Nous on a fait 1100 personnes, et vous? —

De part notre expérience, je ne saurait que vous conseiller le forum, 1100 personnes dans le foyer ça devient très vite ingérable, on a dû refuser du monde. Maintenant le forum ça demande aussi une organisation bien plus grande, plus de moquette, plus de tentures, plus de light et de son (quoique…).

Quand?

Une des questions principales est en effet le choix des dates. Quand commencer à faire quoi, la date de la soirée, quand en parler etc. Bien évidemment, l'ensemble du planning se fera autour de la date choisie pour la soirée. La meilleure chose à faire est d'en parler au plus vite avec le BDE (l'ancien, et celui qui sera prochainement élu). Le but est d'éviter de devoir passer à la “pêche aux dates” comme l'ensemble des autres association, et de réserver la sienne.

Mais là encore, que choisir? Déjà il faut que ça tombe un vendredi, ou la veille d'un jour férié, comme ça la soirée dure jusqu'à 4h et les vieux (c'est à dire nous) peuvent revenir. Ensuite, attention aux vacances, et aux weekends prolongés! En effet, les veilles de vacances ou de long weekends sont a éviter, les gens rentrent généralement chez eux, et réservent leur billet à l'avance. Le mieux est donc de se placer une à deux semaines juste avant, ou juste après une période de vacances. On est donc certain d'avoir un maximum de monde sur place. Ensuite il ne faut pas la faire trop tôt, car en période septembre octobre vous aurez suffisamment à faire avec les adhérents pour ne pas avoir à vous soucier des préparatifs (et oui, on reste avant tout une association de réseau), mais pas trop tard non plus, car une fois la campagne BDE passée, plus personne ne vient au soirée. Le mieux est donc de faire ça entre novembre et janvier. L'avantage étant que vous disposerez peut-être d'une liste BDE pour vous aider dans vos préparatifs, et vos créneaux. 35 personnes en plus ça se refuse difficilement!


Anecdote

La liste qui nous as aidée lors de notre soirée était la liste Shotgun, qui a d'ailleurs été élue BDE par la suite. Comme quoi ça ne s'invente pas, quand on a été formé par les meilleurs, on ne peut que gagner ;) .


Phase 2: L'instrumentalisation des délires

Maintenant que vous avez un thème et une date, il vous faut des idées. Parce que non, une soirée ce n'est pas seulement Absinthe mais avec de la musique et des lights. Non non non, à MiNET on fait des vrais soirées, avec des projets bien construits, des idées geek bien de chez nous, enfin bref! Il faut que les gens oublie qu'ils sont à l'INT, il faut leur vendre du rêve!

Trouver des idées

Trouver des idées c'est bien gentil, mais comment qu'on fait ça en fait? Au début, il faut brainstormer. Pour cela rien de plus simple, réunissez toutes les personnes investies dans la soirée, et demander leur de réfléchir à ce qu'ils veulent voir dans cette soirée. Chacun propose ce qu'ils veux, cependant il y a quelques règles à respecter:

  1. Pas de censure: toute idée est la bienvenue, qu'elle soit réalisable ou pas, qu'elle soit débile ou non! (Nous on voulait faire venir les Daft Punk par dirigeable et ouvrir le toit du foyer pour qu'ils puissent arriver en parachute. Normal)
  2. Laisser chacun s'exprimer, on a tous des idées, et parfois ceux qui en dise le moins ont des super idées, et n'ose tout simplement pas parler. L'organisateur du brainstorming doit être assez ouvert pour se rendre compte de ça, et inciter les personne à se lâcher.
  3. Rebondir sur les idées des autres est toujours productif!
  4. Amusez-vous, c'est la partie la plus fun du boulot…

Le Tri

Bon le brainstorming, la non-censure tout ça tout ça c'est bien gentil, mais bon on se retrouve avec un tigre blanc du Tibet accroché à 4 AR-Drones pour faire une piñata dans une soirée Moulin Rouge…

Arrive donc la phase de tri. Celle-ci se fait en deux étapes.

Etape 1

Juste après le Brainstorming, il faut rappeler à tous le thème de la soirée. La liste des idées sur un tableau, il faut que chacun puisse s'exprimer sur sa vision des choses. Ainsi chacun disposera de 6 votes à répartir comme il le souhaite sur les idées affichées les idées ayant le plus de votes restent. Pour l'instant la question de la faisabilité ne se pose pas encore. On considère que tout est possible, mais plus ou moins difficilement…

— On peux mettre plusieurs vote sur une même idée si on le souhaite. —

Etape 2

Là le travail du respo soirée commence. C'est en effet à lui (et aux membres qui souhaitent l'aider, mais il faut quand même un pole restreint, c'est plus simple pour les décisions) de choisir quelles idées resteront effectivement, et lesquels doivent être pour l'instant mises de coté (ou utilisées en plan B).

Il faut garder à l'esprit qu'une soirée ce n'est pas juste un ensemble de bonne idées mise côte à côte, il faut une réelle cohérence entre elle pour pouvoir donner une ambiance à la soirée. Un des meilleurs moyen pour faire ça reste de réfléchir par salle. Je met quoi en grande salle, et dans l'espace bricol'INT? pourquoi? Quelle déco irait bien?

Les ajustements

Il est rare d'avoir toutes les idées qui vont bien du premier coups. Ce n'est pas grave il est toujours temps de changer (même deux semaines avant la soirée hein!). Le tout est de bien savoir s'organiser!


Nos idées

Voici une liste non exhaustive des idées qu'on a pu avoir pour la soirée de 2012:

  1. Des bobines Tesla
  2. Un FogScreen sur lequel on projette la matrice
  3. Les Daft Punk (ou du moins les casques avec deux gugus en dessous) (proto fonctionnel)
  4. Une Combinaison de Iron Man en fibre de verre motorisée (proto fonctionnel)
  5. Des Light Bulb
  6. Un Infinity Mirror
  7. Une doLorean
  8. Des costumes lumineux pour les danseurs (fait!)
  9. Des Harpes Lasers (fait!)
  10. Des bornes d'arcades (fait!)
  11. Un stand DJ rétro-éclairé (fait!)
  12. Une salle Pacman (fait!)


Tips

Il est de tradition que les vieux fassent au moins un projet pour la soirée. Donc si vous le désirez, nous seront ravis de vous proposer nos services!


Phase 3: Rigueur et organisation

Les DeadLines

Comme tout projet, il y a un temps pour tout, et le mieux c'est de le noter. Cette phase de planification est très importante. Il est impératif de faire un planning prévisionnel de la soirée. Même si vous ne vous y tenez pas forcément à la lettre, des date limites doivent être imposées. Du genre 5 mois avant la soirée on aura un thème et quelques idées. 3 mois avant la soirée on fait un opé-moquette, 42 jours avant la soirée on commence la com (celle là est très importante…). Bref le plus tôt le planning est fait, le plus clair ce sera dans votre tête et plus vite vous avancerez.

Pas non plus besoin de faire un super diagramme de GANT sous MS Project <troll> ou autre version libre </troll>. Une simple feuille Excel peut suffire. Allez au plus simple et au plus compréhensible pour tous. A chaque instant, chacun doit pouvoir être capable de voir où on en est dans le projet, sur quel point on a du retard, sur quel point on peut dire qu'on est bon. Bref une bonne préparation vous évitera bien des soucis.

Nommer des Responsables

Ah la communication… Un projet c'est 50% de réalisation et 50% d'humain. Autant dire que le chef de projet à la fin il peut pas tout gérer. ET plus il y a de monde plus c'est compliqué. Si chacun remet toujours tout en question on s'en sort plus. Un principe fondamental de l'organisation est donc de segmenter son projet!

Comme tout le monde ne peut pas s'occuper de tout, chacun doit avoir un poste bien défini. Tux s'occupe de l'opé-moquette, Ubuntoutou s'occupe des tentures, Flash Gordon des light. Bref chaque pole a un représentant qui doit savoir à chaque instant ce qu'il se passe dans sa partie, ce qu'il reste à faire etc. Ça veut pas dire qu'il peut pas aider sur les autres pôles, ni même qu'il doit tout faire tout seul. C'est juste la personne qui sait où il en est et qui peut faire un rapport au cours d'une réunion. De cette manière on évite les réunion de trois heures ou tout le monde se coupe la parole tout ça tout ça…

Nous on avait décidé que chaque représentant devait une fois par semaine (quand cela avait du sens bien sur) dire où il en était, ce qu'il envisageait et de quoi il avait besoin au respo soirée. Avec bien sur des réunions un peu plus importantes une fois par mois pour tenir tout le monde au courant.

Évitez de surcharger une personne sur un pôle, par exemple le trésorier et le respo soirée ont déjà beaucoup de boulot. De la même manière, plusieurs tâches qui se déroulent en même temps doivent avoir des responsable différents.

Budget, vous avez dit budget?

Ah! On commence enfin à parler sérieusement! Ba oui, de la même manière qu'on ne joue pas aux osselets sans couper des phalanges, on fait pas de soirée sans avancer les pépettes! Et puis bon comme le trésorier est généralement moyen chaud pour casquer sans raison (ça a peut être à voir avec le fait qu'il part en prison sinon…) on essaie un minimum de prévoir combien va couter la soirée, et pourquoi?

Une réunion est a prévoir juste pour ça! Voici les éléments dont vous devez vous souciez:

  • Les boissons (Dépend du nombre de personnes, comptez environs 3000€)
  • Lumière et son (Dépend de l'endroit, comptez environs 3000€)
  • Utilitaire pour l'opé-moquette (comptez environs 600€ par opé)
  • La peinture (suivant le nombre de tentures et la qualité, nous on avait 800€ mais on a dépassé)
  • Les goodies (Environs 1000€ suivant ce que vous voulez)
  • La com (400€ pour affiche et flyers ça devrait le faire)
  • Les cautions (nous on considérait qu'elles sautaient par défaut, puis on c'est dit que 20% c'était finalement pas mal :) )
  • Vos projets (Le reste)

Bien évidemment ce ne sont que des suggestions, je vous parle de la soirée de 2012, pour votre soirée c'est à vous de chiffrer. Par contre, il est utile de rajouter 30% de marge à votre budget prévisionnel. Des cautions ça saute, un utilitaire ça s'abime O_o', et un respo light ça respecte jamais le budget! (Hein Fafa!)

Maintenant vous pouvez rajouter les ventes prévisionnelles et ajouter ça aux recettes (là le trésorier souffle un peu). Une fois bouclé vous aurez à peu de chose près ce que vous coutera la soirée.


Tips

Le contact de notre trésorier est en bas. Il vous apprendra à dire NON aux idées trop chers. Après la question du “trop cher” est ouverte au débat….


Phase 4: On passe à l'action

Vous voilà fin prêt, les responsable sont désignés, les deadlines sont posées, le planning est minuté au poil de Tux, il ne reste qu'à … Ba a bosser quoi, parce que bon pour l'instant à part fantasmer vous avez pas fait grand chose. Au boulot bande de chiffe molle!

L'Opé Moquette

On en parle depuis le début de cet article, la sacro-sainte Opé-Moquette! Déjà késako qu'une opé-moquette. Vous avez déjà vu des soirée, il y a des tentures plus ou moins jolies dans le foyer, on met de la moquette par terre pour faire joli. (Ça est pour éviter d'avoir à ramasser le vomi et la bière à la main aussi mais ça on verra plus tard :p ). Ba cette moquette et ces tentures ne tombe pas du ciel, non non! On va les chercher nous même, à la fin des grands salons parisiens!

Le Choix dans la date

Bon vous avez votre thème de soirée OK. Maintenant il serait temps de penser à la déco. Et la base de la déco c'est les tenture et la moquette. Donc il va falloir choisir le bon salon dans lequel récupérer votre moquette. Ba oui, si votre déco doit être aussi noir qu'une chambre de geek à qui le soleil donne de l'urticaire, va pas falloir vous pointer au salon du mariage, sinon ça fait cher la peinture! Donc il faut bien choisir le salon. Pour ça renseignez vous bien à l'avance, genre 6 mois avant la soirée grand maximum sur les salons qui sont potentiellement intéressant.

Prévoyez l'opé au moins 3 mois avant la soirée, comme ça s'il s'avère que vous êtes juste niveau moquette, ba vous pouvez en faire une deuxième!


Anecdote

Pour la soirée de 2012 on a fait notre opé-moquette à Japan Expo. C'était pas mal, gros salon, beaucoup de moquette, mais pas forcément en super état… De plus c'est en juillet, donc la plupart des gens sont absents et peuvent pas participer



Tips

Allez-y à plusieurs! Nous on avait fait l'opé-moquette avec Absinthe, Evryone et In&Act. Ça divise pas mal les frais, et ça fait plus de mains d'oeuvre! Bon en contre partie après il faut redistribuer la moquette “équitablement” mais ça c'est une autre histoire…


La location de l'utilitaire

Bien évidement vous pouvez transporter toute cette moquette dans vos voitures respectives. Mais là ça va vous demandez de bien plier la moquette, et d'avoir beaucoup de voiture. Le mieux ça reste quand même de louer un utilitaire. On a la chance d'avoir un Europcar juste à coté, vous avez juste à leur passer un coup de fil.

Bon par contre il va vous falloir un chauffeur. La politique des agence de location est généralement toujours la même. Il faut que le chauffeur ai plus de 25 ans et plus de 3 ans de permis. Ça reste quand même assez contraignant. Il y en a des plus ou moins laxiste donc renseignez vous. Et sinon pensez à trouver un chauffeur avant de louer le camion.


Anecdote

Attention au camion, vous laisser une caution, mais toute dégradation vous sera facturée. Quelqu'un nous est rentré dedans lors de notre opé-moquette. On ne s'en est même pas rendu compte, mais toujours est-il que la facture était de 1300€. On a divisé les frais, mais ça reste salé!


L'opé moquette

Bon, on a le salon, on a une date, on a une équipe, on a un chauffeur et on a un utilitaire. Il est temps de se mettre au boulot. Tout d'abord gardez à l'esprit que ce que vous faites n'est pas illégal en soit, mais ce n'est pas toujours très bien vu. Donc restez poli et soyez le plus respectable (et par là je veux dire discret :p) possible. Si quelqu'un vous dit clairement de ne pas faire quelque chose ne le faites pas, si on ne vous dit rien…

Il vous faudra aussi des cutteur, un chacun. Vous en aurez besoin pour couper la moquette. ne les oubliez pas, c'est primordial.

L'idéal est d'arriver sur le parking derrière le salon environs une heure avant la fin du salon. Pour l’emplacement, demandez au BDE, ils sont habitués. Le but est d'arriver pas trop tôt pour éviter de poireauté comme un con, et pour que les vigiles laisse rentrer, mais pas trop tard pour avoir encore des bons morceaux à récupérer. Une fois sur place divisez vous en équipe de trois, choisissez un morceau, coupez le pas trop grand, et roulez le correctement. Prenez votre temps pour le rouler. Le mieux le rouleau est roulé, le plus simple il sera à transporter, à ranger et à placer dans la salle le moment venu. Remplissez au maximum votre camion de moquette, réservez les tentures pour les coffres des voitures. N'hésitez pas à demander au déménageur si vous pouvez récupérer de la belle moquette qu'ils vont certainement jeter, ou à garder un oeil près de la benne voir s'il y a de l'utilisable.

Dans tous les cas, si on ne vous reproche rien, rentabilisez au maximum votre voyage! On a jamais trop de moquette, plus on en a, plus on a le choix de la couleur, la qualité etc. Ça vous facilitera le moquettage le jour J.


Tips

Les rouleaux neufs c'est la vie! Vous n'aurez pas le droit de les prendre bien évidemment, alors soyez discret… Ayez l'air naturel, c'est la meilleure technique.



Anecdote

Il arrive que sur certain salon il y ait un peu de mobilier. Un tabouret bien enrouler dans de la moquette passe souvent inaperçu…


Le Stockage

Nom de Zeus! J'ai oublié de vous parler d'un point important!!!!! Il va bien falloir stocker tout ce petit bazar quelque part. ET ce serait bien que quand on arrive à 23h30 après l'opé-moquette complètement claqué que cet endroit soit vide, prêt à l'utilisation! Donc pensez à vider vos réserve avant l'opé-moquette, vous aurez besoin de place! Et évitez les réserves du BDE. Déjà parce qu'il pourrait piquer dedans, mais aussi parce qu'ils sont pas toujours présent pour vous l'ouvrir ou vous la fermer au besoin. On a des réserves dans tous les bâtiments à MiNET. Utilisez-les!

La Com

On va pas se le cacher, une bonne com fera une bonne soirée. Si les gens sont déjà convaincus que la soirée sera généralissime et qu'il ne faut absolument pas la manquer, alors il y a de grande chance pour que le jour J ce soit le cas. Parce que bon, vous faites la soirée, mais les gens la remplissent… Ce point n'est absolument pas à négliger, alors si vous n'êtes pas sur de ce que vous faites, faites vous conseiller. Les gens du BDA sont souvent bon en com, en effet c'est la seule assos qui organise un tas d'évènement avec un budget super restreint, pour que ça marche il faut des gens, et donc une com en béton (enfin c'était le cas de mon temps).

Site Internet

Pour le site web, c'est pas compliqué : MiNET c'est l'association qui rulez Internet pour le commun des mortels (dîtes “adhérents”) à TEM et TSP. Du coup, c'est le moment de poser ses coco-balls sur la table et de montrer ce qu'est un site de Papa !

Bien évidemment, si personne n'a particulièrement d'expérience ni de compétence dans le développement web, n'allez pas vous risquez aux mêmes erreurs que les listeux BDE à faire un site qui laisse un arrière goût de bof. Restez sur des valeurs sûres que vous maîtrisez, prenez des risques si vous sentez que vous pouvez envoyer du lourd.

Le site est la vitrine de la soirée. Il doit y avoir 2 mots d'ordres : qualité et originalité. Vous devez être intransigeants sur le premier et vous faire kiffer sur le deuxième.


Tips

Si ce n'est pas déjà fait, mettez-vous à git au plus vite. MiNET propose un Gitlab pour pouvoir suivre et contribuer aux projets de développement. Vous retrouverez certainement les sources des sites de soirée précédents en farfouillant dans les archives…


Pour information : nous avions fait un site dans le genre “jeu Pokémon” où l'on pouvait se déplacer sur la map. Au programme il y avait : private jokes et interactions alakon avec les personnages / éléments de la map, des mini-quêtes à réaliser, des konami code à gogo et une quête complète qui offrait leur place à la soirée aux 10 premiers qui la complétaient. Autant te dire mon coco que ça a envoyé du lourd (et du 8-bit) à partir de son lancement, 42 jours avant la soirée !

  • Niveau timing = 1 développeur (ton serviteur) + 1 acolyte qui s'est chargé de gonfler les quêtes.
  • Niveau temps de dév' = 3 bon mois en comptant la release hebdomadaire de mises à jour après le premier lancement.
  • Niveau traffic = 900 visiteurs uniques le premier jour, une bonne moyenne à 50 visites uniques / jour les mois suivant. Et on m'en a encore dit des nouvelles 1 an après, c'est te dire !
  • Niveau technos = du full-stack JavaScript. Que du front-end. Backbone 0.9 à l'époque et je m'faisais la main dessus. Avec le temps qui passe, y'a clairement moyen de faire mieux ET de se faire plaisir !

Il n'y a guère plus à dire : le web évolue très vite et je ne saurais vous conseiller sur la question. Cependant, ce sera un plaisir que de vous épauler si vous en ressentez le besoin (mon mail doit trainer un peu plus bas dans la page, section *contact* y paraît).

Sinon quelques idées sympa qui traînent (enfin à l'heure actuelle) :

  • faire un site / jeu ça fait grave kiffer
  • le faire en version multi-joueur ce serait encore plus fat
  • une combinaison de site-scénario avec un jeu à la fin, ça peut être stylé ([un peu dans ce goût là](http://www.flatvsrealism.com)) (mais bon faut les ressources graphiques aussi)
  • ah et puis, si c'est toujours en ligne, jette donc tout simplement un oeil [à l'ancien site de soirée](http://soiree.minet.net)
Affiches

L'affiche maintenant! Et oui, chaque évènement impose son style graphique sur le campus, et spam les mur de l'int avec des poster à l’effigie de son assos! Tel les pavillons des navires de l'époque, l'affiche doit au premier coup d'oeil donner le ton de la soirée!

Principe de base, une bonne com graphique doit être à la fois visible et lisible, et c'est là toute la difficulté… Le mieux est de rester simple, trois couleurs maximums (sauf si vous voulez du photo-réalisme, mais là il vaut mieux bien s'y connaitre!), le texte doit exposer les informations importantes en (très) gros! Style le nom de la soirée et la date, le reste sera présent à titre informatif si quelqu'un veut en savoir plus.


Tips

Un test simple pour la lisibilité d'une affiche, prenez quelqu'un qui n'a jamais vu l'affiche, présentez la lui. Il doit la regarder 5 secondes, pas plus. Enfin, cachez là et demandez lui ce qu'il a retenu. Vous saurez ainsi si le message que vous vouliez faire passer est bien inscrit dans sa tête! (un peu comme un ping en fait!)


Vous pouvez voir l'affiche de notre soirée en haut de cette page, comme vous pouvez le voir, on a fait simple, mais efficace! Le truc était d'utiliser un logo type déjà connu, comme ça les gens le remarque plus facilement, et l'assimilent directement à une soirée, ensuite on a brodé autour pour le faire correspondre à notre thème…

Informations obligatoires sur une affiche de soirée:

  • Le nom (bien évidemment)
  • La date
  • Le prix
  • Le dress-code
  • Les logos des différents participants

Informations facultatives:

  • Une activité exceptionnelle! (du genre un X-Wing grandeur nature et pilotable!)
  • Le nom d'un DJ connu (mais j'ai bien dit connu, lancez pas DJ-DaCoté, ou MC-PasTropLoin…)
  • Un (des) subli(s) (Très important, mais il faut en trouver un drôle )
Flyers

C'est un truc bien sympas à faire. Généralement ça crée la surprise. L'idée c'est d'en faire plein, avec toujours plus ou moins la même base, mais quelque variante. Nous on avait fait des flyers avec des Tux dessus, il y avait un Tux différent pour chaque assos. Du coup on avait toujours plus ou moins le même flyer, mais avec une légère différence. Après on été allé en amphi avant le début des cours et on avait placé un flyers par siège. De même la nuits aux alentour de 4h du matin on avait mis un flyer en dessous de chaque porte de la maisel. Chacun en se réveillant avait eu son petit bout de papier disant d'aller sur le site de la soirée.

Bref c'est une com de SPAM. Le but est d'inonder l'int en créant la surprise. Une arme fatale à manier avec précaution. Trop de flyers pourrait avoir l'effet inverse et agacer les gens.

Trailer

Une idée cool aussi est de faire un trailer de la soirée. Bon ça demande beaucoup de boulot et au final c'est pas forcément hyper rentable. Mais ça fait toujours kiffer. Donc si vous avez le temps et la motivation, n'hésitez pas! Trouver une idée originale à faire autour de votre thème, une parodie de film par exemple, faite danser Tux! Avec des effets spéciaux de papa et une musique bien bourrin ça passe toujours.

On lance généralement le trailer pour promouvoir l'ouverture des pré-ventes, l'avantage que vous avez, c'est que l'année dernière à la soirée on a du refuser du monde. Vous pourrez donc dire dans votre trailer que sans pré-vente, les gens ne seront pas sur de rentrer :p.


Tips

On avait fait appel à INTV pour notre trailer. Le rendu était sympathique mais sans plus, mais en tout cas le tournage était vraiment drôle et ça reste un bon souvenir!


Les Mails de Com

Je ne sais pas si les choses auront changées lorsque vous lirez ceci, en tout cas de notre temps les mails de com affluaient. C'était un vrai SPAM quotidient, mais c'était ça aussi l'INT. Toujours est-il qu'une soirée FAT se devait d'avoir un ou plusieurs mails de com FAT.

L'avantage des mails de com c'est qu'on peut les faire un peu quand on veut pour promouvoir un peu n'importe quoi. Nous on en avait un pour l'ouverture du site internet, ainsi que un par semaine pour chaque nouvelle mise à jours du site. Après à la sortie du trailer on a bien évidement eu un mail, tout comme au commencement des pré-ventes, au J-42 de la soirée, au J-7, J-1, H-1 etc. Bref tout est prétexte à envoyer un mail, alors lâchez-vous!

N'hésitez pas à prévenir les vieux, c'est bien souvent la seule partie de la com qu'ils voient. Du coups si vous voulez que des extés viennent c'est par là que ça se passe!

Facebook

Facebook, où ce grand espace cyber-électronique qui règne sur nos amphi (pour ceux qui y vont bien sur) et qui restera toujours bien moins bien qu'IRC… M'enfin, de nos jours tous le monde regarde régulièrement son Facebook, et donc MiNET c'est mis à la page. C'est un moyen de com comme un autre, utilisez le à votre avantage!

Le Bouche à Oreilles

La com graphique, numérique, tout ça tout ça… C'est bien jolie, mais ça remplace pas la vraie COM!

Il faut savoir que la soirée MiNET de 2012 n'était que la troisième, et on disait à tout le monde que c'était une tradition, que tous les trois ans MiNET faisait un soirée supra méga FAT, que ça n'arrive qu'une fois dans un cursus INTien. (il y avait juste eu deux soirée espacée de trois ans…). Toujours est-il qu'à force de le dire, c'est devenu une tradition! Et la soirée est devenu FAT en grande partie grâce à ça!

Et oui mesdames et messieurs, la meilleure com qui soit reste encore le bouche à oreille. Les gens viennent à une soirée parce que leurs amis y vont aussi! Donc n'hésitez pas à en parler autour de vous. La com visuelle ne sera jamais qu'une confirmation de la com oral!

Ne dévoilez pas tous les secrets, mais dites qu'il y aura des surprise, et que vous allez leur montrer ce qu'est une VRAIE soirée. (vous pouvez utilisée les images et vidéo des anciennes soirée s'il le faut…). Bref, faites les rêver!

Les Tentures

Youpi, on passe à la déco! C'est l'heure pour les plus artistes d'entre vous de faire leur entré. Lancez Photoshop, branchez le viodéo-proj', attrapez vos pinceaux et préparez-vous à en mettre partout ;p.

Création

Suivant votre thème, il va falloir créer des tentures pour décorer le foyer. Le but est d'essayer d'avoir une unité des tentures de manière à créer une ambiance. Il n'est pas forcément nécessaire de faire compliqué. Voyez plutôt ce qu'on a fait nous en espace bricol'int:


Anecdote

Peindre la moquette c'est cool, ça rend bien et c'est pas souvent fait! Par contre c'est un vrai enfer à réaliser… La moquette boit la moitié de la peinture, il faut au moins 6 couches (oui, 6 couches…), il faut un pré-moquéttage au poil de tux, et ça met trois jours à sécher. Pendant ce temps là des gens marchent dessus, faut faire des retouches etc. Tous ça pour dire que si vous voulez le faire, faites le vraiment en avance.


Lors de la création, le plus simple à faire est d'aller sur google image, de trouver des images qui vous plaise, de les simplifier si besoin via Photoshop (ou autre…) pour que ce soit faisable. Rien ne remplaçant l'exemple, voici un petit avant après pour la tenture de la salle photo:

On voit bien qu'il ne reste que des aplats de couleurs, les formes sont mieux définies, et on garde tout de même l'idée de base. De toute façon, avec les lumières et le mouvement en soirée, les dégrader ne rendent pas forcément très bien. Pire parfois les lumière sur une tenture donne une impression de dégradé alors qu'en fait il n'en est rien!

Bon ok, celle là reste quand même difficile à peindre, même après simplification… C'est pour ça qu'on a fait appel à des Cadors de la tenture (merci Hombeline, Meriem…). Mais les autres étaient bien plus simple. Je vous renvoie à la dropbox MiNET pour plus de détails :).

Dispositions

Comme je l'ai dit dans la partie précédente, le plus important avec les tentures c'est finalement de créer une ambiance. Il faut que les gens ne reconnaissent pas le foyer (ou le forum…) quand il entre en soirée. Donc essayer d'harmoniser vos tentures, de créer une ambiance par salle par exemple, ou un fil conducteur dans toute la soirée! En tout cas il faut le moins de murs vierges possible! Même une tenture sans rien dessus vaut mieux qu'un mur du foyer sans rien dessus.


Tips

Couvrez les plafonds si vous le pouvez, l'effet est garanti! Seul hic, ça demande énormément de tissu, donc prévoyez large!


Peinture

Ah! La partie salissante! Enfin! Si vous n'avez jamais fait de tentures de votre vie c'est le moment de s'y mettre. Alors comment qu'on s'y prend? Déjà il faut dessiner les contours de vos tentures (comme n'importe quel dessin en fait…). Il y a deux écoles. D'un coté, les beaux gosse branchés beaux arts qui font ça à l'oeil nu sur du tissu avec un stylo indélébile (chapeau bas les gars!). Mais je trouve qu'ils se la pètent un peu. Sinon le moyen le plus simple et d'accrocher la tenture sur un mur, de projeter l'image dessus, et de dessiner les contours directement (Bouhh!! Cheater! L'Action Replay c'est pour les faibles!). C'est encore le plus safe!


Tips

Pour les contours d'une tenture sombre, utilisez du Tip-ex!


Après il reste à rameuter les gens pour peindre les différentes zones (Comme en maternel gros!). C'est une partie généralement très conviviale! En tout cas c'est beaucoup plus sympas à plusieurs, et ça va beaucoup plus vite. Ne laisser jamais quelqu'un peindre tout seul, c'est vraiment pas drôle…

Stockage

Une fois les tentures finies, ranger les correctement. Si tout est bien a sa place, le jour de la soirée ce sera encore plus simple de savoir où est quoi et où ça va! Faites attention, certaines peintures ne supporte pas d'être pliés! D'ailleurs dans la mesure du possible, éviter de plier une tenture trop tôt, la peinture est toujours un peu collante, et les différentes partie s'accroche, et tout se déchire quand on déplie. C'est dommage…

Les Projets

La soirée MiNET était l'occasion de se marrer à faire plein de projet tous plus loufoque les uns que les autres, et qu'on aurait pas forcément pu faire dans un autre contexte. Voilà ce qu'on a réalisé:

Les bornes d'arcades

Un beau projet Bricol'INT comme on les aime. Qui n'a jamais réver d'avoir sa propre borne d'arcade. Et bien MiNET l'a fait, on en a même fait deux!! Un peu de bois, des écrans de récupération, des PC de récupération, des boutons achetés aux USA, un peu de bois et de plexis, le tour est joué! Des borne d'arcade supra-FAT! (Non sans rire, on en a chier pour les porter après). Un des jeu a été codé main par Vincent, l'autre était simplement un émulateur snes avec Street Fighter!

En image:


Anecdote

On a donné une des borne au club jeux après la soirée, en cadeau de noël. J'espère qu'elle y est toujours!


Les harpes laser
Le Epic Sax Hero

Vous connaissez Epic Sax Guy? (sinon c'est par là https://www.youtube.com/watch?v=kxopViU98Xo) Vous connaissez Guitar Hero? (Sinon le club jeu est franchement pas loin du local, sortez un peu!) Et ba Epic sax hero c'est tout simplement la combinaison des deux. Vous ne voyez pas? bon ba je vous montre!

On a construit un saxophone à base de carton et d'enduit de lissage (Merci Paulo), on a récupérer une vieille manette qui trainait, on a souder de nouveau bouton qu'on a placé sur le sax. On a codé un jeu et le tour est joué! Epic Sax Hero en soirée! Que demandez de plus?


Anecdote

Le sax doit encore trainer quelque part à Intech


Les Costumes lumineux

Cette idée part d'un gros délire qu'on a eu à une époque en regardant Incroyable Talent (comme quoi l'inspiration vient vraiment de n'importe où…). Des costume lumineux et des danseurs! Ça sonne plutôt bien, c'est super prometteur. On ne savait pas que c'était impossible, donc on l'a fait!

L'idée de base était de coudre des bande à LED sur des T-Shirts, de les relier à des récepteurs haute fréquences, et de les contrôler à distance avec une table de mixage ou un script bien défini. Bon pour la haute fréquence, le script tout ça on a pas réussi (sans déconner, ça me scie les jambe ça). C'est pas le plus dur, mais on manquait cruellement de temps. Du coup on a juste mis un switch, et les danseurs se sont débrouillés.

Le câblage est simple un plus un moins, le tout relié à 10 piles AA. Ça a tenu toute la soirée!!!

La Table de mixage

A l'époque, à toutes les soirées, BPM mixait sur un vieux bar fabriqué par le BDE Osmoz (déjà des très vieux). On en a eu marre, on a voulu créer un bar à nos couleur. On a donc fait notre table de mixage rétro-éclairée au nom de MiNET! On l'a faite résistante, j'espère qu'elle tiendra longtemps!

La Trésorerie

Les Prestataires

Comme vous n'allez pas tout faire vous même, il va falloir faire appel à des prestataires extérieurs (Tu veux dire des gens qu'on va payer??? Mais où va le monde…). Et oui, ces gens là ne sont pas bénévole comme nous, ils sont corrompu par l'argent et le système! Mais bon comme il font du bon taff, on les prend quand même ^^.

Les vigiles

C'est devenu obligatoire depuis quelque temps. Le nombre varie suivant les soirées, donc le mieux est de demander à la maisel et à l'école combien ils en veulent. Nous on en avait 5. C'était beaucoup, mais bon quand les gens commence à s'agiter, vous serez content de les avoir de votre coté!

Vous aurez le contact auprès du BDE. L'avantage de passer par leur société et que les vigiles connaissent déjà le campus, et savent donc comment gérer les situations. Quoiqu'il en soit, le jour J, c'est au respo soirée de donner les indications au vigile, donc soyez responsable!

La sécurité civil

Eux aussi sont devenus obligatoires. Là encore vous aurez le contact grâce au BDE. Leur fonction est de prendre en charge les personnes ayant un peu trop profiter des bienfaits de la soirée. (Tu parles d'un trop plein de bonne humeur et de joie?) Si la joie se mesure avec un éthylotest alors oui!

Le son et lumière

Si vous voulez mixer vous même, ça vous regarde, mais vous risquez d'avoir autre chose à faire, et bon, BPM et quand même là pour ça! Essayez de demander une ambiance musical particulière à BPM, il y aura de la soupe commercial bien évidemment, mais si vous allez les voir généralement ils seront content de rendre service! Faites une playlist perso! Avec du LadyJava par exemple, ou autre…


Anecdote

Nous on a passé Pokemon en grande salle, tous le monde à chanté!


Les presta internes

Les clubs est assos de l'école vont aussi participer à la soirée! INTv pour filmer, Declic pour les photos, BPM, Moov'INT, les pom-pom etc. Pensez à les avertir à l'avance, et à négocier leur tarif à l'avance aussi. Demandez des devis, soyez pros, leur présence n'est pas acquise de base, et réciproquement leur travail doit être bien fait, sinon vous retirez ça de leur facture… Bref ce sont des presta comme les autres!

Les extras

Bien évidement vous pouvez faire appel à d'autres prestataires, des strip-teaseuse par exemple, des dompteur de lions, j'en passe et des meilleurs! Du moment que le dossier de soirée est validé par la direction, faites vous plaisir!

Les Commandes

Son Light et Prolyte!

A moins que vous ne soyez des oufs, et que vous décidiez de fabriquer vous même le matos de son et lumière, vous aurez besoin d'un prestataire pour ça. Généralement on passe par Impact ou Bendelight pour ça. Le premier est réputé pour son professionnalisme, le second pour ses bas prix. Je vous conseil tout de même Impact, car Bendelight sont vraiment pas pro, on a du gérer pas mal de problème de livraisons, compatibilité, manque de matériel etc, à cause d'eux.

J'oublie le plus important (enfin presque…), la Prolyte!! La prolyte c'est la structure d'acier qu'on a en grande salle. Le truc c'est que ça se manipule comme des legos! On peut en faire ce qu'on veut, un bateau, une tête de tigre etc! C'est pas cher, ça rend bien, et ça fait plaisir à BPM! Choisissez ce que vous voulez faire, commandez en fonction, préparez les marteau, et allez taper de la prolyte :p. Le truc chiant c'est qu'il faut un grand utilitaire pour aller la chercher et la ramener. Nous on a choisi de se faire livrer, c'est plus cher, mais plus simple (enfin quand le presta oublie pas la moitié du matos en cours de route)…


Anecdotes

A l'époque la salle Emoty:s venait d'être refaite, et il n'y avait pas de filins pour les tentures. La maisel refusait de l'ouvrir à moins que ce soit 100% safe. On a donc construit une cage d'acier à l'intérieur de la salle à laquelle on a accroché nos tentures! Rendu Superbe!

Le respo son et lumière avait commander une structure trop grand pour la grande salle, elle rentrait pas… Vérifiez bien avant de commander! (Et les coude ont une taille eux aussi, à ne pas négliger)


L'alcool

Qui dit soirée dit alcool, évidemment. Bon déjà il faut savoir que vous ne serez pas libre d'acheter les quantités que vous voulez. Bah oui, sinon les soirées BDE aurait plus de budget pour les lights! (Attendez on me dit dans l'oreillette que c'est déjà le cas…). Enfin bref, vous ne pourrez pas non plus aller le chercher trop tôt (parait que c'est pas légal d'avoir 120L de rhum chez soi…). Donc il faudra y aller la veille, voir le jour même, et tout stocker en réserve BDE. Préparez vos voiture, et en route pour Metro, le paradis de tout bon vivant qui se respecte. Pensez à diversifier vos boissons, ayez au moins trois alcools forts différents, et de la bière si possible (enfin l'eau pétillante habituelle quoi!).

Pensez à prévenir le respo-alcool du BDE, c'est lui qui sera chargé de mixer!


Anecdote

Notre année on avait un super cocktail à base de jus de mangue. Seulement voilà, même à Metro quand on débarque et qu'on demande 300L de jus de mangue, bah les gars ils sont un peu sur le cul. Ils ont du faire une commande qu'on a du aller chercher en urgence le jour de la soirée. Donc si vous voulez un conseil ayez toujours un plan B, même la grande distribution peut vous lâcher!


Les bracelets
Des Goodies
Des habits de staff

Les Tâches Administratives

Bon ba c'est au tour du respo soirée! Cette partie est pour toi mon gars, alors prépare on agendas, ton cerveau et ton charisme et lance toi!

Le dossier soirée

Le fameux dossier soirée! Celui que l'on doit présenté au service sécurité et qu'on doit faire valider par l'école ET par la Maisel. Bon le principe est simple. Ce dossier doit résumer salle par salle tout ce qui est prévu dans la soirée. Décrivez tout le mieux possible en insistant bien sur les moyens de sécurité mis en place à chaque endroit. Si le mot ignifugé n'apparait pas au moins 10 fois par pages c'est que ton dossier est pipeau!

Il est possible que lors de la rédaction de ce dossier toutes les idées de la soirée n'aient pas été fixée, et de toute manière aucune n'est encore réalisée (si c'est le cas c'est que vous manquez d'ambition les gars ;) ). Dites vous bien que TOUT CE QUI NE FIGURE PAS DE MANIÈRE EXPLICITE DANS CE DOSSIER NE POURRA AVOIR LIEU LE JOUR DE LA SOIRÉE. Donc dans le doute vous mettez tout! Plan A, plan B, C, D etc! Ce serait trop bête d'avoir prévu un super plan B pour un presta qui nous a fait défaut et de pas pouvoir le mettre en place à cause d'une con&@$§! de dossier!

Bref c'est un jeu de drague. Le but de ce dossier est de rassurer l'école et la maisel. Plus ce dossier sera propre, plus cela montrera que vous êtes apte à faire la soirée, et plus sera jouera en votre faveur pour faire passer des idées parfois difficile à mettre en place.


Tips

Notre dossier a été imprimé en couleur et relié proprement. Ça peut paraître idiot, mais ça place tout de suite le niveau beaucoup plus haut que les autres soirées. Le message étant: “notre soirée est organisée, on sait ce qu'on fait, on ne laisse rien au hasard pas même les détails d'impression de ce dossier”. Rien de plus difficile que d'essayer de convaincre une administration déjà réticente au soirée et qui en plus constate qu'on est même pas capable de faire fonctionner une imprimante correctement…


Les créneaux

Organiser les créneaux, la tâche ingrate par excellence. Vous voilà en position de directeur de projet. Vous avez des ressources humaines d'un coté, avec des compétences, des préférences, etc, et de l'autre des tâches à accomplir. Ici il s'agit surtout de garder telle ou telle accès, servir au bar etc. Techniquement il doit y avoir à tout moment au moins une personnes à chaque porte (pas à chaque entrée, chaque porte!).

Alors bien sur il y a des créneaux plus facile que d'autre, mais bon à vous de faire votre répartissions entre les personnes que vous jugez fiable à un emplacement défini. Le créneau de sécu-bar est par exemple très difficile en fin de soirée quand tous le monde est sou et veut accéder à la réserve…

Bref vous allez passer un mauvais moment à essayer de faire plaisir à tout le monde sans vraiment y arriver. Mais bon, au moins vous pouvez vous venger sur les listeux si vous en avait :p.

Les réunions avec la Maisel

La Gestion de projets

La Sécurité

Phase 5: La dernière ligne pas si droite

Pré-ventes

Phase 6: Le jour J

Phase 7: Vous vous reposerez quand vous serez vieux!

Phase 8: Vous pouvez venir vous la péter maintenant

Remerciements

Je tiens à remercier l'ensemble de l'équipe qui a participer à la création de cette magnifique soirée. Les MiNETiens bien sur, mais aussi l'ensemble des amis qui nous ont aider. La liste BDE Shotgun aussi, qui a été très compétente et super enthousiaste! Et à toi cher lecteur qui a lu tout ce petit pavé malgré les fautes pour faire ta soirée de ton coté!

Contacts

Président : Anthony Verez

Vice-président - Respo Soirée - Respo Bricol'INT : Thibault Ingargiola

Trésorier : François Monniot

Secrétaire - Co-Respo Soirée : Ghaleb Karam

Respo Lumières/Sons - Président de Bricol'INT: Fabien Bernard

Respo Com - Respo Tentures: Meriem Bellamlih

Respo Web: Nicolas Carlo

Respo Projet X (alias Projet Vieux): Jeremy Cheynet Mathieu Cassard

Respo Codage du jeux des bornes: Vincent Studer

Respo Alcool: Robin Jollans

Respo Opé Moquette: Maël Kimmerlin

Respo Troll: Guilhem Tiennot

Respo Architecture pac-man: Guillaume Hugues

Respo Coup de main: Alexis Mousset

Liens utiles

wiki/divers/soiree2012.txt · Dernière modification: 2017/05/09 14:08 par sowarks